ERP简介

作者:孙宇晨 来源:www.5idf.cn 2020-10-20   阅读:

什么是ERP ?

企业资源规划系统(Enterprise Resource Planning: E​​RP) 为一套整合企业流程的营运管理软体系统,它可即时处理每日的交易例行作业,及每周每月的处理分析作业,到每季每年的结算统计作业。在企业营运过程中,最主要的是企业资源的活动,可能为公司产生利润,但也一定会产生成本,因此如何在这些资源的活动创造有附加价值的利润和减少浪费的成本,就显得非常重要,而要达到这样效,就必须整合所有这些资源及立即回应。

这边讲的整合是seamless 的串联各个资源活动,并使之整体作业达到最佳化效,因为若某个资源活动有效益,但其他资源活动无效益,则企业整体营运并不会有很好的效益。我们可以了解到的是,企业资源规划系统的核心就是在于资源的效益最佳化。因此,企业资源规划系统不仅是一个管理软体系统,也是企业的最佳作业典范。所谓的最佳实务范例,是经由研究全世界知名厂商的企业流程所累积而成,所以ERP 所提供给企业的,是一套经过时间证明、企业经验的标准作业流程。虽然并不是每个企业都要遵循这样的营运模式,但至少可以提供给企业一个参考架构。但话虽如此,可是在不同产业别其作业模式和产品特性,其实仍相差很多,所以,现在ERP 已朝向行业别的功能,分别发展不同特性的ERP 产品。

很多企业以开发ERP 系统做为流程改造的依据,其好处是不但可以节省企业自己做流程改造的时间,并能以创新的想法弥补传统产业的局限处。以制造业而言,它主要包括销售配送、制造、财会、人事、成本等功能模组,企业资源规划系统必须能将企业内部行销、生产、人力资源、财会等内部流程透过软体系统做完整的串联,使经营及作业层面能掌握各项资源的成本、效益与替代性,最终达到企业内外整合、沟通,与降低成本及经验累积之目的。因此它担负整个企业营运的重要角色。不单如此,它也累积了企业营运多年的重要资料,故就软体系统而言,它管理了上述的各功能模组资料的完整性与一致性。

聪明的你,听到这边的时候,必然会想到在这个年代是变动快速并且许多新企业创造出来的年代,大家都在找到自己的创新流程以求得市场之生存,传统ERP 的开发流程或是使用的方法能够被延用,但也有许多创新机会是我们可以去思索的地方,企业流程的连续创新是一间企业能够顺利市场快速变动之根本,这个是过去ERP 设计相关公司无法告诉现代企业该怎么作的地方,因此也就成为了未来软体人可以发挥的地方。

ERP 之定义

美国生产及存货管理协会(APICS),在1999第八版的辞典里给企业资源规划系统(ERP)一辞所作的解释如下:「一个以会计为导向的资讯系统,用来确认和规划为了接受制造、运送和结算客户订单所需的整个企业的资源。一个ERP系统和典型的MRP II系统的差异在于技术上的需求,例如图形使用介面(GUI),关联式资料库,使用第四代语言,在开发上使用电脑辅助的软体,主从(Client/Server)架构,和开放式系统(Open System)的便利等。 」

从这个定义可了解ERP 其实主要包含「作业流程功能」和「软体化系统」这二个组成,故ERP 系统是综合企业管理和电脑化整合的效益。例如:在目前企业组织全球化之际,企业资源规划系统必须能提供跨据点即时连线、多组织变动弹性架构、跨厂区生产资源整合、跨母子公司财务整合、不同产品及市场营运模式等诸多能力,来有效的协助企业管理存货,降低采购成本,加速交货速度、增进企业整体经营竞争力。而这样的效益,必须依赖企业管理和电脑化整合,如此才可透过弹性调整参数,来因应企业组织全球化的变动需求。

ERP 的本质

ERP 可即时处理每日的交易例行作业,故ERP 的本质是一个线上交易处理(On-Line Transaction Processing: OLTP) 系统,与传统资料处理系统的差别在于即时或、关联性与整合性;传统上同样的资料可能在不同部门的不同电脑系统中存有纪录,例如:客户档案就有可能在会计部门的应收帐款系统中记载,在业务部门的销货系统中也会记载,这样的结果会浪费储存记忆体的空间和浪费重复建立档案的时间,但对于现代的年代来说,这些到还不是太大的问题。

重复建立档案最令人担心的是,经常会需要新增修改与删除。因此一段时间后,分散在各处的同一种资料一定难保资料的一致性,而容易导致后续处理上的严重错误。故建立ERP 可整合各部门产生资料的工作流程,统一企业内部资料处理程序,使分散在企业各点的资料库能即时使用,并且产生资料关联性,如此就内部稽核可以做为检核点,而且企业营运资料只需在开始时输入一次即可,如此资料来源便可确保其一致性及共同分享。所以ERP 也可以说是一种提供跨地区、跨部门甚至跨公司整合即时资讯的企业管理资讯系统。它是企业资源最佳化规划的架构下,去整合止业内部主要或所有的作业活动,包括规划、制造、销售和行销等,以协助企业达到数位神经般的效益。

ERP 演进

企业资源规划系统源起于制造资源管理系统(Manufacture Resource Planning: MRPII),其是以制造主轴为核心,整合所有与生产制造相关的所有资源(人、机器、金钱、物料等)的资讯,以有效运用与掌控所有资源。而制造资源管理统是源起于物料需求计划(MRP Material Require Plan),它以物料主轴为核心,整合所有的物料相关所有资源,会有此改变,主要是时代需求演进的变化,故从1970年代到2000年代的市场特性与需求变化,来解企业营运方式与管理重点的改变,进而分析ERP资讯系统与技术演化的功能,就可以了解为什么会有这样子的起源。根据参考文献和相关资料,目前ERP可以整理成五个阶段:

第一阶段: 1970 ~ 1980

这段期间属于制造者卖方导向的大众标准市场,它生产什么产品,客户就接受什么产品,因此市场客户需求重点在于产品的功能使用与价格成本,因此产生了标准化产品及自动化生产。这时为了符合价格成本效益,就须藉由大量生产的经济规模来降低成本,故制造成本就变成是厂商竞争的重点,这个时代资讯系统的应用是以MRP (Material Require Plan) 为主,重点在物料需求资源规划的最佳化,以便求得生产相关的物料作业成本最低,这里所指的物料作业成本是包含妻购或整备成本、存货持有成本等等。

第二阶段: 1980 ~ 1990

这阶段属于逐渐进入消费者买方导向时代,在第一阶段的产品达到功能使用及价廉的需求后,伴随着经济和工业技术发展,使客户经济和视野都愈来愈增加,这时候客户不再满足于标准化功能使用的产品而已,而改为产品种类多样化与产品设计品质的要求。这里的产品设计品质是指不只在功能品质稳定和技术提升,也包含使用者使用介面的品质,因此导致了企业的生产模式进入了多样少量与讲究品质的作业。如此模式的作业已不是强调控管生产与物料流程效率的产品、规划与库存管理方案的MRP 系统可解决,因为MRP 并不能解决物料品质、设备产能、订单变更、低效率的生产排程等问题,它必须和制造相关资源整合,例如像财务资源的整合来解决订单增多而设备产能资金的需求。故这时候的资讯系统应用是以MRPII (制造资源规划)为主。因为它必须使制造相关资源最佳化,以便来因应多样少量管理需求的变化。故制造资源规划具有封闭式回路(Close-Loop) 特性,一个系统功能的输出直接做为另一个功能的输入,形成一个不断循环的过程,例如:销售系统的销售纪录直接转为会计系统的销货金额进项。

第三阶段: 1990 ~ 2000

这个阶段通常在考虑产品种类多样化与产品设计品质的要求,以及透过第一阶段的大量标准化来降低成本,因此就出现了大量客制化生产模式。它强调弹性、快速回应与整合外部资源,客户这时不仅不再满足于多样的产品,而更强调产品种类更多样化与快速交货和售后服务的要求,这时也正值网际网路的软体技术开始萌芽成行之处,因此资讯系统的应用是以ERP 企业资源规划系统。所以,将企业内外部包括研发、销售、生产、配送、服务与财务等所有资源透过组织流程、管王与资讯技术加以整合,使企业资源可有效与弹性的运用,达到快速回应与个人客制化产品。并且企业资源规划也和供应链管理系统整合,故这时企业资源规划统与过去系统最大差异在于全球性的支援与跨据点处理的能力,其核心的模组化与软体技术三层式架构更满足了弹性发展与维护的功能。

第四阶段: 2000 ~ 2005

此阶段属于所谓消费多功能运筹模式,强调产业内相企业和供应商和客户的协同作业与整合企业外部和产业内部的资源,客户这时不仅不再满足于更多样化的产品,而更强调多产品多功能变化与通路便利要求,这时网际网路的软体技术已是大量成熟盛行之际,因此资讯系统的应用是以ERP II延伸式的企业资源规划系统,面对全球化与知识济时代,内部资源整合已不足以应对全球竞争的需求,企业必须强化其ERP 系统,进而整合其他企业资讯系统功能,并透过网际网路的软体技术,有效结合外部八源,形成产业链既合作又竞争的作业,以因应现在电子化企业之模式。

第五阶段: 2005 ~ 2015

这阶段是所谓整合式产品研发模式,强调产业间相关企业和供应商和客户的协调作业与整合所有企业外部内部的资源,并随着知识经济盛行和奈米、生技、微电机等高科技发展,客户这时不仅不再满足于多产品多功能变化的产品,而更强调同一产品整合多使用的功能与强大性能及快速产品功能更新,这时网际网路的软体技术也已是结合无线行动方案的层次,因此资讯系统的应用是以产业资源整合系统(e-business solution),面对产业链紧密生存及影响,其有效结合外部资源已是必备作业模式,但产业生命共同体,才是竞争永续经济关键之处,故如何使产业链所有资源在所有企业下达到最佳化,则是产业资源整合系统可使产业获利的挑战。

第六阶段: 2015 ~ 2025

在传统ERP 基础上,伴随信息技术手段的飞速发展与提升,像是BI 、第三方支付、财务共享、全面预计、大数据管管理方式以及各技术手段的革新,也将ERP 往前推进。另外随着AI 、自动化与大量软体人才的普及,高知识人才之管理已经变成时代之所趋,另外向是Slack, Trello, GitHub 这些工具也渐渐使全球高知识工作者可以快速交流并且进行先进研发, 原先ERP 所能作的事情目前尚无法达到此效益。ERP 如何才能促成全球性高知识份子的协调工作、效量化员工心理之健康并能长久随着企业成长及演进,也将会是未来企业流程的竞争力之一。另外资料之隐私与透明、以及每位员工在企业内的权益相关议题也会新时代ERP 系统需要考虑的设计范围。

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